GoSec, une conférence de premier plan sur la cybersécurité organisée chaque année par GoSecure à Montréal, au Québec, s’est associée à EPEAK Studio depuis 2020 pour offrir des expériences événementielles transparentes. Pour GoSec 2024, EPEAK Studio a géré un éventail de responsabilités, de la planification stratégique à la logistique sur place, garantissant des résultats exceptionnels.
Cette année, GoSec a mis l’accent sur l’expérience numérique et a travaillé avec EPEAK Studio pour relever les défis des événements précédents. De nouveaux services tels que BadgeIt ! pour l’impression de badges à la demande et EventSign pour l’affichage numérique ont été introduits, améliorant l’inscription sur place et la navigation dans les lieux pour tous les participants.
Les principaux objectifs de GoSec 2024 étaient d’augmenter la participation en personne et virtuelle tout en améliorant l’expérience des participants. Contrairement aux années précédentes, la diffusion en direct était disponible dans chaque salle de conférence, et les enregistrements des sessions étaient programmés pour être mis en ligne le lendemain, ce qui permettait aux participants sur place et à distance de visionner les sessions qu’ils avaient manquées.
Le plus grand défi était d’améliorer le processus d’enregistrement, qui avait été un point douloureux dans le passé, avec de longs temps d’attente et des informations inexactes sur les badges, causant la frustration des participants. En outre, GoSec souhaitait abandonner Eventbrite en raison de l’augmentation des coûts et des options de personnalisation limitées. Les exigences de production accrues, les délais serrés et les nouveaux services ont incité EPEAK Studio à augmenter ses opérations tout en donnant la priorité à l’efficacité des processus.
EPEAK Studio a fourni une gamme complète de services pour garantir un événement sans faille et à fort impact.
EPEAK Studio a utilisé ProjectSheet, notre plateforme de gestion de projet qui centralise toutes les données relatives à l’événement. Les mises à jour en temps réel étaient accessibles à toutes les parties prenantes, et l’intégration avec la plateforme événementielle Swapcard garantissait que toutes les informations restaient à jour. En automatisant la communication et en éliminant les mises à jour sur papier, la plateforme a réduit à la fois la redondance et le risque d’erreur humaine.
Chacune des six salles de conférence était équipée d’une installation de diffusion en direct soutenue par le flux de travail AV basé sur IP d’EPEAK Studio. Cette configuration rationalisée a permis de minimiser les besoins en équipement tout en offrant des résultats de haute qualité. Les sessions ont été enregistrées, éditées et partagées en ligne le jour suivant, avec un régisseur expérimenté coordonnant les orateurs de la scène principale afin d’assurer des transitions fluides et opportunes.
La mise en œuvre de BadgeIt !, la solution d’impression de badges à la demande d’EPEAK Studio, a été l’un des points forts de l’événement. Auparavant, les participants subissaient des retards dus aux badges préimprimés, qui contenaient parfois des informations obsolètes. Avec BadgeIt !, les temps d’attente ont été considérablement réduits, grâce à l’impression instantanée des badges intégrant la validation des informations en temps réel. L’enregistrement sur place est ainsi devenu plus efficace et moins stressant pour les participants et le personnel de l’événement.
EPEAK Studio a également développé un système d’inscription personnalisé, permettant une plus grande personnalisation dans la gestion des billets, des codes de coupon et du suivi des données selon les exigences de GoSec. L’intégration avec la plateforme Swapcard a assuré un flux de données en temps réel transparent, et EPEAK Studio a géré l’installation, la configuration et les communications avec les invités, créant ainsi une expérience cohérente pour les participants.
EPEAK Studio a déployé EventSign sur l’ensemble du site, une solution de signalisation virtuelle affichant les horaires quotidiens, les détails des sessions et les informations sur les sponsors. Reliés à la plateforme Swapcard, ces affichages numériques permettent de mettre à jour en temps réel les agendas des salles sans saisie manuelle, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources tout en offrant une alternative écologique aux documents imprimés.
Pour améliorer l’accessibilité, EPEAK Studio a mis en place PolyPlay, une solution d’interprétation numérique pour les participants sur place et à distance. Dans chaque salle, les participants pouvaient scanner les codes QR sur les écrans et la signalisation pour écouter l’interprétation en direct via leurs appareils personnels et leurs écouteurs. Pour les participants en ligne, le lecteur PolyPlay s’est intégré directement dans la plateforme de l’événement, permettant de changer de langue de manière transparente pour une expérience totalement inclusive.
EPEAK Studio a géré la conception et l’installation des espaces de conférence de GoSec 2024. Les orateurs pouvaient choisir entre un pupitre et des sièges élégants, créant ainsi un environnement polyvalent et professionnel. EPEAK Studio a également conçu tous les éléments visuels, garantissant un aspect cohérent et une représentation claire de l’identité de la marque GoSec dans l’ensemble du lieu.
Le photographe et le vidéaste internes d’EPEAK Studio ont capturé l’atmosphère de l’événement et ont interviewé les conférenciers, les exposants et le personnel du GoSec afin de fournir des informations sur les coulisses de l’événement. Les photos et les vidéos promotionnelles qui en ont résulté ont été utilisées pour créer du contenu en ligne et du matériel de marketing pour les événements à venir.
En tirant parti de son expertise en matière de production d’événements et en utilisant des outils innovants tels que BadgeIt !, EventSign, PolyPlay et ProjectSheet, EPEAK Studio a réussi à organiser une conférence GoSec 2024 ambitieuse. La conférence a attiré plus de 1 400 participants en personne et virtuels, atteignant l’objectif de GoSecure d’élargir la portée de l’événement et de fournir une expérience supérieure aux professionnels de la cybersécurité.
Basée à Paris et fondée par trois amis d’enfance, Swapcard propose une combinaison d’événements virtuels et hybrides, une application mobile et web pour les événements, un logiciel de rencontre et de mise en relation et un système de recherche d’exposants. Fin 2019, Swapcard dispose de bureaux à Dubaï et au Canada, et était sur le point d’ouvrir des bureaux aux États-Unis.
Situé au cœur d’une ville reconnue pour son énergie, sa joie de vivre et son esprit avant-gardiste, le Palais contribue activement à l’effervescence montréalaise depuis le premier jour. Aujourd’hui, lorsque les gens se rencontrent au Palais, ils se réunissent dans un chef-d’œuvre architectural neutre en carbone qui abrite des installations polyvalentes pouvant accueillir des évènements de toutes tailles.
Si le Palais ne propose pas directement de chambres d’hôtel, il est situé à proximité de plus de 16 000 chambres d’hôtel accessibles à pied, dont 4 000 accessibles par le réseau piétonnier souterrain.
EPEAK Studio est une agence globale 360 spécialisée dans les événements, les solutions numériques et la création de contenu.
Nous nous appuyons sur des technologies de pointe pour fournir des services complets, de la planification à l’exécution.
Notre engagement en faveur de l’innovation nous pousse à développer des solutions exclusives qui font avancer le secteur, en veillant à ce que chaque projet dépasse les attentes du client.
En associant la créativité aux technologies les plus récentes, nous fournissons des solutions sur mesure qui nous distinguent dans le secteur.
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