Découvrez comment l’automatisation des processus a permis à EPEAK Studio d’économiser plus de 70 % sur les coûts de formation des conférenciers.
Chaque année, EPEAK Studio doit gérer, planifier et rendre compte de l’état de milliers de réservations, dans tous les fuseaux horaires.
Cela signifie que la planification manuelle est particulièrement irréaliste et inefficace.
Les rapports manuels sur ces actions prennent également du temps à produire et sont obsolètes dès le lendemain.
En conclusion, il s’agit dans les deux cas de processus manuels qui prennent du temps et sont sources d’erreurs, ce qui en fait des candidats idéaux pour l’automatisation des processus.
Notre processus de gestion de projet repose sur l’utilisation de ProjectSheet.io – un outil de gestion d’événements en ligne, à la pointe de la technologie, alimenté par l’automatisation des processus.
Les réunions d’intégration des orateurs se déroulent entre l’orateur et un membre de l’équipe d’EPEAK Studio.
Souvent, notre représentant EPEAK et l’orateur se trouvent dans des fuseaux horaires différents.
C’est pourquoi notre système de réservation doit éviter de programmer des réunions à un moment inapproprié pour les deux parties.
Le calendrier de travail virtuel de chaque membre de l’équipe EPEAK est lié à notre système de réservation en ligne.
Les orateurs peuvent se rendre sur une page web et choisir un créneau horaire disponible pour leur session d’accueil. De plus, les créneaux horaires sont affichés dans le fuseau horaire local de l’orateur.
Si le créneau horaire est disponible, cela signifie qu’un membre de l’équipe EPEAK est disponible à cette date et à cette heure.
Enfin, chaque projet a sa propre page de réservation, que nous créons automatiquement lors de la mise en place du projet.
EPEAK Studio travaille avec ProjectSheet.io pour toutes les tâches de gestion de projet et pour produire des rapports.
Notre système de réservation s’intègre à cette fiche de projet automatisée et envoie des mises à jour en temps réel sur toutes les réservations.
Par conséquent, nos clients disposent à tout moment de rapports actualisés sur le processus de gestion des orateurs.
Cette intégration nous permet également d’afficher toutes les réservations associées à un projet dans un calendrier de projet partagé.
Ce calendrier se trouve sur le tableau de bord du projet du client, qui peut y accéder à tout moment.
Grâce à la mise en œuvre de ce processus automatisé, vous ne perdez plus de temps à organiser des réunions avec des conférenciers ou à produire des rapports.
Sur une période de deux ans, nous avons eu 5 techniciens formés pour gérer plus de 5 000 haut-parleurs à l’aide de ce système. Cette méthode a permis à EPEAK Studio d’économiser entre 60 et 70 % en termes de coûts.
EPEAK Studio est une agence globale 360 spécialisée dans les événements, les solutions numériques et la création de contenu.
Nous nous appuyons sur des technologies de pointe pour fournir des services complets, de la planification à l’exécution.
Notre engagement en faveur de l’innovation nous pousse à développer des solutions exclusives qui font avancer le secteur, en veillant à ce que chaque projet dépasse les attentes du client.
En associant la créativité aux technologies les plus récentes, nous fournissons des solutions sur mesure qui nous distinguent dans le secteur.
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