Chaque année, l’ECDC organise un événement hybride appelé ESCAIDE, la principale conférence médicale sur l’épidémiologie appliquée aux maladies infectieuses.
L’édition 2023 d’ESCAIDE a eu lieu à Barcelone au lieu de Stockholm, siège de l’ECDC.
EPEAK Studio produit l’ESCAIDE depuis 2019. Une fois de plus, les organisateurs nous ont fait confiance pour fournir des services de production vidéo et de streaming de haute qualité pour l’édition 2023.
EPEAK Studio s’est chargé de la production vidéo et du streaming pour cette conférence médicale hybride. Nous avons également fourni un support technique pour un type de session spécifique, les visites de posters.
Nous avons également tiré parti de notre ensemble d’outils automatisés pour configurer la plateforme d’événements, Swapcard.
ESCAIDE s’appuie sur une plateforme événementielle, Swapcard, pour améliorer l’expérience des participants.
Sur cette plateforme, les participants peuvent consulter l’ordre du jour de l’événement, regarder des flux en direct et des rediffusions vidéo à la demande, et accéder à des documents de recherche tels que des affiches.
Par conséquent, la configuration de cette plateforme d’événements peut prendre beaucoup de temps, en raison de la quantité de données impliquées.
Afin de maximiser l’efficacité, nous avons exploité notre solution interne de gestion de projet, ProjectSheet.io, qui comprend une intégration native de Swapcard.
Cela a permis aux organisateurs de l’événement de gagner un temps considérable.
Sur place, nous étions chargés de la production vidéo et de la diffusion en continu de toutes les salles, y compris la gestion de la communication bidirectionnelle entre les intervenants sur place et à distance.
Pour ce faire, nous avons déployé une équipe restreinte de producteurs vidéo experts, travaillant en collaboration avec l’équipe locale de caméramans et de techniciens du son.
Grâce à nos processus de production optimisés, chaque salle n’a nécessité que 2 personnes pour gérer à la fois la production vidéo et la connexion bidirectionnelle avec les orateurs distants lors de cet événement hybride.
Enfin, nous avons exploité efficacement nos ressources sur place et dans le monde entier afin de fournir des montages VOD à la fin de chaque journée.
Les visites de posters sont une partie importante d’ESCAIDE chaque année. Au cours de ces visites, les chercheurs peuvent présenter des posters, qui donnent un aperçu de leurs recherches les plus récentes.
Pendant ESCAIDE, nous avons géré la zone de visite des posters, avec un total de 8 terminaux de posters utilisés simultanément sur le site.
Chaque présentation de poster a également été diffusée sur Swapcard pour les participants à distance.
ProjectSheet.io a permis une efficacité maximale à la fois pour notre équipe interne et pour les membres d’équipes tierces, tels que les régisseurs et les showrunners.
Cette suite d’outils modernes de gestion de projets et d’événements a aidé le client à suivre le projet pendant la phase de préparation. Elle a également permis d’éviter de nombreuses actions manuelles grâce à son large éventail de processus automatisés et d’intégrations.
Pendant le spectacle, tout le monde peut suivre ce qui se passe grâce aux fiches de repérage, qui rassemblent toutes les informations relatives au déroulement du spectacle en un seul endroit partagé et facile d’accès.
Les processus ultra-efficaces et les recommandations innovantes d’EPEAK Studio ont fait une grande différence dans le succès de l’événement.
Grâce à notre expertise en matière d’audiovisuel, nous avons également aidé notre client à comprendre les devis des fournisseurs tiers et à suggérer des ajustements. Cela permet de réduire les coûts et de s’assurer qu’ils obtiennent le bon équipement.
Outre nos services de production, nos conseils et nos recommandations ont été déterminants pour la réussite globale de l’événement.
Les organisateurs de l’événement ont ainsi bénéficié d’un niveau de service élevé et ont reçu un produit final de grande qualité.
Basée à Paris et fondée par trois amis d’enfance, Swapcard propose une combinaison d’événements virtuels et hybrides, une application mobile et web pour les événements, un logiciel de rencontre et de mise en relation et un système de recherche d’exposants. Fin 2019, Swapcard dispose de bureaux à Dubaï et au Canada, et était sur le point d’ouvrir des bureaux aux États-Unis.
Le Palau de Congressos de Barcelona est un grand centre de conférence situé dans un endroit pittoresque de Barcelone appelé Montjuïc. Il existe un grand nombre de centres de conférence à Barcelone. Ne vous laissez pas déconcerter par leurs noms similaires.
Ce centre de conférence bénéficie d’excellentes connexions avec le métro et les bus depuis la Plaça España, située à seulement 5 minutes à pied du centre.
EPEAK Studio est une agence globale 360 spécialisée dans les événements, les solutions numériques et la création de contenu.
Nous nous appuyons sur des technologies de pointe pour fournir des services complets, de la planification à l’exécution.
Notre engagement en faveur de l’innovation nous pousse à développer des solutions exclusives qui font avancer le secteur, en veillant à ce que chaque projet dépasse les attentes du client.
En associant la créativité aux technologies les plus récentes, nous fournissons des solutions sur mesure qui nous distinguent dans le secteur.
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