La Cyberconférence 2024 s’est déroulée au Palais des Congrès de Montréal. Lors de cet évènement, Cybereco a déployé des solutions innovantes telles que l’affichage numérique et un système amélioré de gestion des badges.
Comme les années précédentes, Cybereco s’est associé à EPEAK Studio pour proposer un évènement hybride de premier plan. En d’autres termes, la mission d’EPEAK Studio était de créer une expérience inoubliable pour les participants en personne et les participants virtuels qui suivaient l’évènement via le livestream.
Pour la Cyberconférence 2024, EPEAK Studio a atteint cet objectif grâce à des outils automatisés, une équipe créative interne, des pratiques de gestion efficaces et les dernières technologies événementielles – BadgeIt! et EventSign.
La portée de la Cyberconférence 2024 était plus étendue que les années précédentes. En fait, l’objectif principal était de s’appuyer sur les succès passés et d’offrir encore plus de valeur aux participants.
Avec l’augmentation du nombre de participants sur le site, l’augmentation du nombre de sessions et l’aménagement de salles supplémentaires, il était essentiel d’étendre les opérations. L’intégration de nouveaux services, tels que BadgeIt! et EventSign, a obligé EPEAK Studio à affiner ses stratégies et à élargir son équipe pour répondre à ces demandes croissantes.
EPEAK Studio a géré une gamme complète de services afin de garantir un évènement sans faille et à fort impact.
EPEAK Studio a utilisé ProjectSheet, une plateforme de gestion de projet propriétaire qui centralise toutes les données relatives à l’événement. Les mises à jour en temps réel étaient accessibles à toutes les parties prenantes, tandis que l’intégration avec la plateforme évènementielle Swapcard garantissait que les informations restaient à jour à tout moment. En automatisant la communication et en éliminant les mises à jour sur papier, cette plateforme a permis de minimiser l’impact environnemental et de réduire le risque d’erreur humaine.
Pour la Cyberconférence 2024, chaque salle de conférence comportait une installation de livestreaming soutenue par un producteur expert, un caméraman et – nouveauté cette année – un ingénieur du son dédié. Le système de sonorisation compact et innovant d’EPEAK Studio, qui tient dans une feuille de papier de la taille d’une lettre, a été utilisé dans chaque salle, ce qui a permis de réduire l’espace, l’alimentation électrique et les coûts par rapport aux installations traditionnelles. Chaque session a été enregistrée, éditée et partagée en ligne le lendemain. Le studio EPEAK a également chargé un régisseur expérimenté de coordonner les intervenants sur la scène principale, afin de garantir le bon déroulement des sessions et le respect des délais.
Cette année, l’introduction de BadgeIt!, la solution d’impression de badges à la demande d’EPEAK Studio, a considérablement amélioré le processus d’enregistrement. Les années précédentes, les imprimantes grand public limitaient la capacité et provoquaient des embouteillages. Avec BadgeIt!, des processus améliorés et des imprimantes de haute qualité ont permis l’impression instantanée de badges avec validation des informations en temps réel, réduisant ainsi le temps d’enregistrement de 50 %. Le personnel qualifié d’EPEAK Studio a assuré un fonctionnement sans faille, en aidant les participants et en gérant le système de manière efficace.
EPEAK Studio a présenté EventSign, une solution de signalisation numérique affichée à l’extérieur de chaque salle de conférence, indiquant le programme de la journée, les activités et les informations sur les sponsors. Synchronisés avec la plateforme Swapcard, ces écrans fournissaient des mises à jour en temps réel des agendas des salles sans saisie manuelle. Cette approche numérique a permis d’économiser du temps et des ressources, d’éliminer les divergences et d’offrir une alternative écologique aux documents imprimés.
En tant que conférence bilingue, la Cyberconférence 2024 a nécessité un support multilingue pour les francophones et les anglophones. EPEAK Studio a mis en œuvre PolyPlay, une solution d’interprétation propriétaire, pour garantir l’accessibilité à tous les participants. Les participants sur place pouvaient scanner les codes QR sur les écrans pour accéder à l’interprétation en direct via leurs appareils et leurs écouteurs. Pour les participants virtuels, le lecteur PolyPlay a été intégré à la plateforme de l’événement, ce qui a permis de changer de langue de manière transparente pendant les sessions en direct.
EPEAK Studio a géré la conception et l’installation de la scène principale et des salles de réunion, en incorporant des éléments visuels de marque tels que des bannières et des impressions sur mousse. L’identité visuelle de Cybereco est clairement reconnaissable, ce qui renforce la cohésion et la reconnaissance de la marque.
Plus de 1 500 participants ont assisté à la Cyberconférence 2024, et des centaines d’autres ont participé en ligne pour découvrir les dernières innovations en matière de sécurité et échanger avec des experts du secteur.
Grâce à une gestion experte des évènements, à des solutions audiovisuelles et à une technologie évènementielle innovante, EPEAK Studio a fourni un évènement sans faille, permettant à Cybereco de se concentrer sur sa mission principale : créer une conférence riche, diversifiée et attrayante pour les professionnels de la cybersécurité.
Basée à Paris et fondée par trois amis d’enfance, Swapcard propose une combinaison d’événements virtuels et hybrides, une application mobile et web pour les événements, un logiciel de rencontre et de mise en relation et un système de recherche d’exposants. Fin 2019, Swapcard dispose de bureaux à Dubaï et au Canada, et était sur le point d’ouvrir des bureaux aux États-Unis.
Situé au cœur d’une ville reconnue pour son énergie, sa joie de vivre et son esprit avant-gardiste, le Palais contribue activement à l’effervescence montréalaise depuis le premier jour. Aujourd’hui, lorsque les gens se rencontrent au Palais, ils se réunissent dans un chef-d’œuvre architectural neutre en carbone qui abrite des installations polyvalentes pouvant accueillir des évènements de toutes tailles.
Si le Palais ne propose pas directement de chambres d’hôtel, il est situé à proximité de plus de 16 000 chambres d’hôtel accessibles à pied, dont 4 000 accessibles par le réseau piétonnier souterrain.
EPEAK Studio est une agence globale 360 spécialisée dans les événements, les solutions numériques et la création de contenu.
Nous nous appuyons sur des technologies de pointe pour fournir des services complets, de la planification à l’exécution.
Notre engagement en faveur de l’innovation nous pousse à développer des solutions exclusives qui font avancer le secteur, en veillant à ce que chaque projet dépasse les attentes du client.
En associant la créativité aux technologies les plus récentes, nous fournissons des solutions sur mesure qui nous distinguent dans le secteur.
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